KITA SUDAH SERBA DIGITAL.
TAPI KENAPA MASIH DIMINTA FOTOKOPI KTP?
Daftar lewat aplikasi, isi formulir online, unggah dokumen—lalu ketika datang ke loket, masih ada permintaan berkas fisik. Apakah ini digitalisasi, atau baru memindahkan antrean ke layar?
Pernah merasa sudah mengisi identitas berkali-kali, tetapi tetap diminta menyerahkan fotokopi KTP?
Situasi seperti ini dapat muncul dalam berbagai proses administrasi, baik di layanan publik maupun layanan swasta. Tidak setiap permintaan dokumen fisik otomatis keliru: sebagian proses mungkin memiliki kebutuhan verifikasi, dasar aturan, atau prosedur transisi yang spesifik. Namun, ketika data yang sama diminta berulang tanpa alasan yang jelas, wajar jika masyarakat bertanya: apa sebenarnya yang sudah berubah setelah sebuah layanan disebut digital?
1. Sudah ada aplikasi, mengapa berkas fisik masih diminta?
Setidaknya ada lima kemungkinan penyebab. Ini adalah kerangka analisis, bukan klaim bahwa semua instansi menghadapi masalah yang sama.
- Proses digital baru di bagian depan. Permohonan diajukan online, tetapi verifikasi atau arsip internal masih memakai prosedur manual.
- Sistem belum saling terhubung. Unit layanan mungkin belum mempunyai mekanisme pertukaran data yang sah, aman, atau tersedia secara teknis.
- Aturan sektoral dan SOP belum selaras. Perubahan aplikasi bisa lebih cepat daripada penyesuaian alur kerja dan ketentuan administratif.
- Kebutuhan verifikasi belum terjawab oleh solusi digital. Dalam kondisi tertentu, organisasi memerlukan mekanisme memastikan keaslian, kesesuaian, atau otorisasi—yang seharusnya dicari bentuk paling proporsionalnya.
- Kebiasaan dan kesiapan operasional. Keterbatasan pelatihan, koneksi, perangkat, dan prosedur penanganan gangguan dapat membuat cara lama masih dipertahankan.
Solusinya tidak selalu berupa aplikasi baru. Bisa jadi yang lebih dibutuhkan adalah perbaikan SOP, pemetaan alur, penguatan kontrol akses, dan kesepakatan pertukaran data antarpenyelenggara layanan.
2. Digitalisasi dokumen bukanlah transformasi layanan
Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE) mengatur integrasi layanan, yakni menghubungkan beberapa layanan SPBE dalam satu kesatuan alur kerja. Karena itu, ukuran keberhasilan pemerintah digital tidak cukup hanya menghitung jumlah portal dan aplikasi. Baca dokumen Perpres 95/2018.
Permenkominfo Nomor 1 Tahun 2023 juga mengatur interoperabilitas data dalam penyelenggaraan SPBE dan Satu Data Indonesia. Ini menunjukkan bahwa kemampuan sistem untuk bertukar dan menggunakan data secara terstandar merupakan isu kebijakan, bukan sekadar persoalan antarmuka. Lihat regulasi interoperabilitas.
3. Haruskah warga menjadi “kurir data” antarinstansi?
Pada Juni 2026, Kementerian Komunikasi dan Digital menekankan gagasan bahwa masyarakat tidak seharusnya berkali-kali diminta menyampaikan data yang sama saat menggunakan layanan pemerintah. Pendekatan yang dikenal sebagai once only menekankan penggunaan kembali data melalui mekanisme aman dan terukur, sesuai kewenangan. Baca penjelasan resmi Komdigi.
Ini perbedaan penting. Sistem yang terhubung bukan berarti database warga dibuka bebas kepada siapa saja. Pertukaran informasi perlu memperhatikan dasar pemrosesan, pembatasan tujuan, keamanan, pencatatan akses, serta kejelasan tanggung jawab.
4. Fotokopi KTP juga soal perlindungan data pribadi
Salinan KTP dapat mengandung data identitas yang perlu dilindungi. Ketika sebuah salinan dikumpulkan, pertanyaan pentingnya bukan hanya “untuk apa diminta?”, tetapi juga “siapa yang menyimpan, siapa yang dapat melihat, berapa lama disimpan, dan bagaimana dimusnahkan?”
UU Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mengatur pemrosesan data pribadi beserta hak subjek data dan kewajiban pengendali serta prosesor data. Aturan ini relevan untuk menilai praktik pengumpulan identitas, baik secara elektronik maupun nonelektronik. Lihat UU 27/2022.
5. Apa yang seharusnya dilakukan penyelenggara layanan?
| Masalah yang terlihat | Arah perbaikan yang masuk akal |
|---|---|
| Data warga diinput ulang berkali-kali | Pemetaan sumber data otoritatif, standar data, dan penggunaan kembali data sesuai kewenangan. |
| Permohonan online tetapi berkas masih menumpuk | Audit proses ujung-ke-ujung, pembaruan SOP, arsip digital yang sah, dan mekanisme verifikasi yang proporsional. |
| Aplikasi antarunit tidak terhubung | Interoperabilitas layanan, tata kelola pertukaran data, serta kontrol autentikasi dan otorisasi. |
| Salinan identitas dikumpulkan tanpa penjelasan | Transparansi tujuan, pembatasan data, pengamanan penyimpanan, dan aturan retensi. |
| Warga bingung persyaratan berbeda-beda | Informasi publik yang konsisten, standar layanan, kanal pengaduan, dan evaluasi pengalaman pengguna. |
Ukuran keberhasilan seharusnya mendekati pengalaman nyata warga: lebih sedikit pengisian ulang, lebih sedikit kunjungan yang tidak diperlukan, status permohonan lebih jelas, dan perlindungan data lebih kuat.
6. Kalau besok masih diminta fotokopi KTP, apa yang bisa dilakukan?
Untuk masyarakat, respons yang lebih berguna daripada sekadar marah adalah bertanya secara spesifik dan sopan:
- Apakah fotokopi memang menjadi persyaratan resmi untuk layanan tersebut?
- Apakah ada alternatif verifikasi identitas yang diakui dalam prosedur layanan?
- Untuk apa salinan disimpan, siapa pengelolanya, dan bagaimana data dilindungi?
- Apakah tersedia kanal informasi atau pengaduan resmi apabila persyaratan tidak sesuai dengan yang diumumkan?
Jangan mengunggah foto KTP ke tautan, formulir, atau kontak yang tidak dapat dipastikan keasliannya. Hindari pula mengirim salinan identitas melalui kanal percakapan tidak resmi bila tidak diperlukan.
7. Pertanyaan sebenarnya: sudah digital, atau sekadar terlihat digital?
Membangun aplikasi memang penting. Tetapi manfaatnya baru terasa ketika prosedur berubah, data dapat diverifikasi secara sah, proses dapat diaudit, dan warga tidak terus dibebani pekerjaan administratif yang sama.
Perubahan seperti ini membutuhkan kerja bersama: pemilik layanan, pembuat kebijakan, pengelola data, tenaga keamanan informasi, pengembang sistem, dan petugas yang berhadapan langsung dengan masyarakat.
Pertanyaan singkat seputar fotokopi KTP dan layanan digital
Apakah fotokopi KTP sudah dilarang untuk semua layanan?
Tidak dapat disimpulkan demikian. Periksa ketentuan dan persyaratan resmi sektor atau jenis layanan yang bersangkutan. Artikel ini membahas prinsip perbaikan proses dan pelindungan data, bukan larangan universal.
Kalau sudah ada identitas digital, apakah KTP fisik tidak diperlukan?
Belum tentu. Penggunaan identitas fisik atau digital bergantung pada ketersediaan layanan, aturan sektor, dan metode verifikasi yang diakui penyelenggara.
Apakah berbagi data antarinstansi berarti semua data boleh diakses?
Tidak. Pertukaran data harus memiliki kewenangan dan tujuan yang sah, dengan pengamanan serta pembatasan akses yang sesuai.
Rujukan resmi dan bahan bacaan
- Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik — dasar integrasi layanan SPBE.
- Permenkominfo Nomor 1 Tahun 2023 — interoperabilitas data SPBE dan Satu Data Indonesia.
- Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi — prinsip dan kewajiban pemrosesan data pribadi.
- Komdigi, 9 Juni 2026 — Warga Tak Boleh Lagi Jadi Kurir Data Antar Instansi — penjelasan gagasan once only dan interoperabilitas.
Catatan editorial: rujukan digunakan untuk menjelaskan prinsip dan arah kebijakan. Contoh alur layanan di artikel bersifat ilustratif, bukan temuan audit terhadap instansi atau layanan tertentu. Artikel ini bukan nasihat hukum individual.
Baca lebih jauh di ArrezaMP
Transformasi digital bukan hanya urusan aplikasi. Baca pembahasan terkait tentang pemerintah digital, teknologi yang tepat guna, serta evaluasi kualitas sistem.
0 Komentar