baca juga: Seri Panduan Indeks KAMI v5.0: Transformasi Digital Security untuk Birokrasi Pemerintah Daerah

Panduan Lengkap Penggunaan Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) BSrE untuk Pengguna Umum

I. Pendahuluan: Mengenal Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS)

Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) merupakan sebuah sistem digital yang dikembangkan dan dikelola secara langsung oleh Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE). Tujuan utama dari AMS adalah untuk memfasilitasi pengguna dalam mengelola sertifikat elektronik mereka secara mandiri. Sistem ini dirancang untuk menjadi pusat kendali bagi berbagai aktivitas terkait sertifikat elektronik, termasuk proses pendaftaran awal, pembaruan ketika masa berlaku mendekati akhir, pencabutan jika diperlukan, pengaturan ulang passphrase sertifikat, hingga pemantauan status sertifikat elektronik secara real-time.¹

Sertifikat elektronik memiliki peran fundamental dalam ekosistem transaksi digital modern. Fungsinya adalah untuk memungkinkan pelaksanaan tanda tangan elektronik (TTE) yang sah dan terpercaya. Dengan adanya TTE yang didukung oleh sertifikat elektronik, kepercayaan dalam setiap transaksi elektronik dapat dibangun dan dipelihara, memastikan keaslian dan integritas dokumen digital.¹

Manfaat AMS untuk Pengguna

Penggunaan AMS menawarkan sejumlah keuntungan signifikan bagi penggunanya, yang dirancang untuk menyederhanakan dan mengamankan interaksi digital:

● Kemudahan Pengelolaan: Salah satu manfaat utama AMS adalah kemampuannya untuk memberdayakan pengguna. Sistem ini memungkinkan pengguna untuk mengelola sertifikat elektronik mereka sendiri secara independen. Ini berarti bahwa pengguna dapat melakukan berbagai tindakan kapan saja dan di mana saja, mengurangi ketergantungan pada perantara untuk tugas-tugas rutin.¹ Pendekatan ini mencerminkan filosofi desain yang berpusat pada pengguna, bertujuan untuk menyederhanakan proses dan mengurangi hambatan administratif.

● Keamanan Transaksi: Dengan sertifikat elektronik yang dikelola melalui AMS, transaksi digital menjadi jauh lebih aman. Sistem ini dirancang untuk memastikan keaslian dan integritas setiap transaksi, yang pada gilirannya membangun tingkat kepercayaan yang lebih tinggi dalam interaksi digital.

● Efisiensi: Proses pengajuan, pembaruan, dan pemantauan sertifikat elektronik menjadi lebih cepat dan lebih efisien. Kemampuan untuk melakukan manajemen mandiri berkontribusi pada pengurangan waktu tunggu dan birokrasi, yang sangat menguntungkan dalam lingkungan digital yang serba cepat.

AMS tidak hanya berfungsi sebagai aplikasi manajemen semata, melainkan sebagai komponen inti dari infrastruktur sertifikasi elektronik nasional. Perannya melampaui sekadar kenyamanan pengguna, secara aktif mendorong kepercayaan dan keamanan dalam transaksi digital di tingkat pemerintahan. Hal ini menunjukkan bahwa penggunaan AMS melibatkan partisipasi dalam ekosistem digital yang diakui dan diamankan secara nasional. Konteks ini dapat meningkatkan keyakinan pengguna terhadap legitimasi dan keamanan sistem.

Pemberdayaan pengguna melalui kemandirian merupakan aspek penting dari AMS. Dengan memungkinkan pengguna untuk mengelola sertifikat mereka secara independen, sistem ini mengurangi ketergantungan pada perantara seperti verifikator untuk tugas-tugas rutin. Hal ini kemungkinan besar akan menyederhanakan proses dan mengurangi hambatan, menandai pergeseran signifikan dari sistem berbasis kertas tradisional atau sistem yang dikelola secara terpusat, memberikan lebih banyak kontrol dan tanggung jawab kepada pengguna akhir.

II. Memulai: Aktivasi Akun Pengguna Baru

Proses aktivasi akun pengguna baru di Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) dirancang secara bertahap, memastikan verifikasi identitas yang cermat dan aman.

Langkah 1: Proses Pendaftaran Akun

Pendaftaran akun untuk sertifikat elektronik dapat dilakukan melalui dua jalur utama:

● Pendaftaran Melalui Verifikator Instansi: Pengguna dapat memulai pendaftaran dengan menghubungi verifikator yang ditunjuk di instansi masing-masing. Verifikator ini umumnya berlokasi di unit pengelolaan Teknologi Informasi (TI) dan Sumber Daya Manusia (SDM) instansi. Sebagai contoh, di Pemerintah Daerah, unit seperti Dinas Komunikasi dan Informatika (Diskominfo) atau Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) seringkali memiliki verifikator. Sementara itu, di Kementerian/Lembaga Pusat, unit seperti Pusat Data dan Informasi (Pusdatin)/Pusat Sistem dan Teknologi Informasi Keuangan (Pusintek) dan Biro Organisasi dan Sumber Daya Manusia (OSDM) menjalankan peran ini.¹

● Pendaftaran Mandiri untuk ASN: Bagi Aparatur Sipil Negara (ASN), terdapat opsi untuk mendaftar secara mandiri. Proses ini dapat dilakukan melalui portal MyASN BKN, yang dapat diakses di https://myasn.bkn.go.id/. Setelah masuk ke portal, pengguna perlu mencari menu "Layanan ASN" dan kemudian memilih opsi "Sertifikat Elektronik BSrE".¹

Langkah 2: Aktivasi Akun Melalui Email

Setelah permohonan pendaftaran berhasil diproses oleh Verifikator, pengguna akan menerima sebuah email. Email ini akan berisi tautan yang berlabel "Aktivasi Akun". Tautan ini berfungsi sebagai gerbang untuk langkah selanjutnya dalam proses aktivasi, yaitu pengisian data diri, data kedinasan, dan pelaksanaan swafoto (pengambilan foto wajah).¹

Pengguna harus mengklik tautan "Aktivasi Akun" yang terdapat dalam email. Apabila tautan tersebut tidak dapat diakses atau sudah tidak aktif, pengguna disarankan untuk segera menghubungi Verifikator Instansi mereka untuk meminta pengiriman ulang tautan aktivasi.¹

Langkah 3: Pengisian Data Diri dan Data Kedinasan

Pada tahap ini, pengguna akan diminta untuk mengisi informasi pribadi dan kedinasan mereka:

● Data Diri: Pengguna harus memasukkan Nama Lengkap dan Nomor Induk Kependudukan (NIK) mereka sesuai dengan yang tertera pada Kartu Tanda Penduduk (KTP). Penting untuk memastikan bahwa kolom nama lengkap hanya berisi karakter huruf, tanpa angka atau karakter spesial seperti titik (.), koma (,), atau gelar akademik. Setelah data diisi dengan benar, pengguna dapat mengklik "Next" untuk melanjutkan.¹

● Data Kedinasan: Selanjutnya, pengguna akan memilih status kepegawaian mereka dari opsi yang tersedia:

○ ASN: Kategori ini mencakup Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja di instansi pemerintah.

○ Anggota Polri: Merujuk pada anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia.

○ Lainnya: Kategori ini diperuntukkan bagi pegawai selain ASN atau Polri.¹

Jika pengguna memilih "ASN dan Polri", mereka harus mengisi kolom NIP (Nomor Induk Pegawai) untuk ASN, atau NRP (Nomor Register Pokok) untuk anggota Polri. Setelah itu, klik "Cek NIP" dan "Next".¹

Apabila pengguna memilih "Lainnya" (yang mengindikasikan status sebagai Pegawai Non-ASN), mereka harus mengisi secara lengkap kolom Unit Organisasi, Jabatan, dan Provinsi tempat kantor mereka berada. Setelah semua informasi terisi, klik "Next".¹

Berikut adalah tabel yang merangkum persyaratan data berdasarkan status kepegawaian:

Status Kepegawaian	Persyaratan Data	Mekanisme Verifikasi
ASN	NIP	Otomatis
Anggota Polri	NRP	Otomatis
Lainnya	Unit Organisasi, Jabatan, Provinsi lokasi kantor	Manual

Langkah 4: Verifikasi Foto Wajah (Swafoto)

Sebagai bagian dari proses verifikasi, pengguna akan diminta untuk mengambil foto wajah atau swafoto. Foto ini memiliki fungsi krusial untuk dicocokkan dengan data yang terdaftar di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil). Proses ini adalah langkah penting dalam memastikan keaslian identitas pengguna.¹

Untuk melakukan swafoto, pengguna perlu mengklik "Ambil Foto", kemudian "Ambil Foto/Capture", dan terakhir "Simpan".¹

Langkah 5: Persetujuan Kebijakan Privasi

Sebelum menyelesaikan aktivasi akun, pengguna diwajibkan untuk menyetujui "Kebijakan Privasi dan Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik". Persetujuan ini dilakukan dengan mencentang kotak yang telah disediakan. Sangat penting bagi pengguna untuk membaca dan memahami isi serta maksud dari kedua pernyataan tersebut.¹

Setelah memberikan persetujuan, tahapan akhir aktivasi akun ditandai dengan pengguna mengklik tombol "Submit". Pengguna kemudian akan menerima notifikasi yang mengkonfirmasi bahwa proses pendaftaran telah berhasil diselesaikan.¹

Langkah 6: Notifikasi Pasca-Aktivasi

Pemberitahuan aktivasi akun yang diterima pengguna akan bervariasi, disesuaikan dengan mekanisme verifikasi yang diterapkan berdasarkan pilihan status kepegawaian mereka:

● Untuk Pendaftaran ASN/Polri: Verifikasi akun dilakukan secara otomatis melalui sistem AMS. Sistem ini telah terintegrasi dengan data kepegawaian Badan Kepegawaian Negara (BKN) untuk ASN, dan data Sistem Informasi Personel Polri (SIPP) untuk anggota Polri. Setelah aktivasi akun selesai, pengguna akan langsung menerima tautan "Pembuatan Kata Sandi" dan "Set Passphrase" melalui email.¹

● Untuk Pendaftaran Non-ASN/Polri: Verifikasi akun dalam kasus ini dilakukan secara manual oleh Verifikator Instansi. Metode verifikasi ini memungkinkan Verifikator untuk menyetujui atau menolak data pengguna. Oleh karena itu, setelah aktivasi akun, pengguna perlu menunggu persetujuan verifikasi dari Verifikator terlebih dahulu sebelum mereka menerima tautan "Pembuatan Kata Sandi" dan "Set Passphrase" melalui email.¹

Pengguna akan menerima dua email terpisah: satu berisi tautan untuk membuat kata sandi akses login ke aplikasi AMS, dan email kedua berisi tautan "Set Passphrase" untuk memulai proses penerbitan sertifikat elektronik.¹

Perbedaan dalam proses notifikasi aktivasi akun ini merupakan hal yang penting untuk dipahami. Pengguna ASN/Polri kemungkinan akan mengalami proses aktivasi yang lebih cepat dan lancar karena verifikasi otomatis. Sebaliknya, pengguna Non-ASN mungkin menghadapi penundaan dan ketidakpastian karena proses peninjauan manual, yang mungkin mengharuskan mereka untuk secara proaktif menindaklanjuti dengan Verifikator mereka. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun AMS bertujuan untuk aksesibilitas umum, infrastruktur data pemerintah yang mendasarinya secara signifikan memengaruhi pengalaman pengguna.

Berikut adalah tabel yang menjelaskan notifikasi pasca-aktivasi berdasarkan status kepegawaian:

Status Kepegawaian	Mekanisme Verifikasi	Hasil Setelah Aktivasi
ASN/Polri	Otomatis (terintegrasi dengan data kepegawaian BKN/SIPP)	Pengguna mendapatkan pranala "Pembuatan Kata Sandi" dan "Set Passphrase" pada email segera setelah aktivasi.
Non-ASN/Polri	Manual (oleh Verifikator Instansi)	Pengguna perlu menunggu persetujuan verifikasi oleh Verifikator terlebih dahulu agar mendapatkan pranala "Pembuatan Kata Sandi" dan "Set Passphrase" pada email. Data pengguna dapat disetujui atau ditolak oleh Verifikator.

Proses aktivasi melibatkan beberapa lapisan verifikasi: pendaftaran awal (melalui Verifikator atau MyASN), aktivasi email, pengisian data terperinci (NIK, NIP/NRP), dan yang terpenting, verifikasi swafoto berulang. Swafoto secara eksplisit dicocokkan dengan data Dukcapil. Pendekatan multi-tahap yang terintegrasi dengan data ini menunjukkan penekanan kuat untuk memastikan identitas pengguna dikonfirmasi secara menyeluruh sebelum sertifikat elektronik diterbitkan. Proses verifikasi yang kuat ini merupakan langkah keamanan dasar. Tujuannya adalah untuk mencegah penipuan identitas dan memastikan validitas hukum tanda tangan elektronik. Bagi pengguna, ini berarti identitas digital yang lebih aman, tetapi juga memerlukan ketekunan dalam memberikan informasi yang akurat dan melakukan pemeriksaan biometrik (swafoto) yang diperlukan. Hal ini menyoroti bahwa "kemudahan penggunaan" bagi pembaca umum diimbangi dengan protokol keamanan yang ketat.

III. Mengamankan Akun Anda: Pengaturan OTP dan Kata Sandi AMS

Setelah berhasil mengaktifkan akun, langkah selanjutnya adalah mengamankan akses ke Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) Anda dengan mengatur kata sandi login dan mendaftarkan perangkat One Time Password (OTP).

Membuat Kata Sandi Login AMS

Setelah aktivasi akun selesai, pengguna akan menerima email yang berisi tautan bertuliskan "Perbarui Kata Sandi". Tautan ini harus diklik untuk melanjutkan ke proses pengaturan kata sandi login AMS.¹

Kata sandi yang dibuat harus memenuhi kriteria keamanan tertentu: minimal 8 karakter, dan merupakan kombinasi dari huruf kecil, huruf besar, angka, serta karakter spesial (dengan pengecualian karakter [ ] ^ \).¹ Penting untuk dipahami bahwa kata sandi ini secara khusus digunakan untuk login ke portal AMS dan

BUKAN untuk keperluan tanda tangan elektronik (TTE).¹ Setelah kata sandi baru diatur dan dikonfirmasi, pengguna harus mengklik tombol "Kirim". Setelah itu, pengguna akan menerima notifikasi melalui email yang mengkonfirmasi bahwa kata sandi mereka telah berhasil diperbarui.¹

Mendaftarkan Perangkat One Time Password (OTP)

Pengguna akan diminta untuk mendaftarkan perangkat yang akan digunakan sebagai generator OTP. Sangat penting untuk mendaftarkan perangkat pribadi dan memastikan bahwa aplikasi Mobile Authenticator telah terinstal di perangkat tersebut. Google Authenticator adalah aplikasi yang direkomendasikan untuk tujuan ini.¹

Langkah-langkah untuk pendaftaran OTP adalah sebagai berikut:

1. Pindai QR Code: Pengguna harus memindai (scan) QR Code yang ditampilkan di layar AMS menggunakan aplikasi authenticator mereka.¹

2. Masukkan Nama Perangkat: Pengguna perlu memasukkan nama perangkat. Nama ini akan berfungsi sebagai label untuk identifikasi perangkat OTP, dan disarankan untuk menggunakan nama yang mudah diingat untuk membedakan antar perangkat. Sistem memungkinkan penambahan hingga 3 perangkat OTP.¹

3. Masukkan Kode OTP: Masukkan 6 digit kode OTP yang muncul di aplikasi authenticator. Kode ini akan berganti setiap 30 detik, sehingga penting untuk memastikan bahwa kode yang dimasukkan masih dalam sesi aktif.¹

4. Kirim: Terakhir, klik tombol "Kirim".¹

Setelah proses ini selesai, pengguna akan menerima email pemberitahuan setiap kali perangkat OTP atau kata sandi AMS mereka diperbarui.¹

Penerapan kombinasi kata sandi dan perangkat OTP menunjukkan penggunaan autentikasi multi-faktor (MFA). Pendekatan keamanan berlapis ini secara signifikan meningkatkan perlindungan akun dari akses tidak sah. Dengan memisahkan kata sandi login AMS dari passphrase TTE, sistem ini menerapkan lapisan keamanan yang berbeda untuk fungsi yang berbeda. Bagi pengguna, ini berarti langkah tambahan saat login, tetapi memberikan tingkat jaminan yang jauh lebih tinggi bahwa akun mereka aman, bahkan jika kata sandi mereka disusupi. Ini adalah praktik terbaik yang penting dalam keamanan siber, dan implementasinya di AMS menggarisbawahi komitmen sistem terhadap perlindungan data pengguna.

Sistem ini memungkinkan pengguna untuk menambahkan hingga tiga perangkat untuk OTP. Fitur ini memberikan fleksibilitas bagi pengguna yang mungkin menggunakan beberapa perangkat (misalnya, ponsel, tablet, ponsel cadangan) sambil tetap memberlakukan batasan. Fitur ini menunjukkan desain yang bijaksana yang menyeimbangkan keamanan yang kuat (MFA) dengan kenyamanan pengguna. Mengizinkan beberapa perangkat mengurangi risiko terkunci jika satu perangkat hilang atau tidak dapat diakses, meningkatkan kegunaan tanpa mengorbankan keamanan secara signifikan. Batas tiga perangkat kemungkinan merupakan kontrol keamanan untuk mencegah jumlah perangkat terkait yang berlebihan, yang dapat meningkatkan permukaan serangan.

Berikut adalah tabel yang merangkum persyaratan untuk kata sandi dan passphrase dalam sistem AMS:

Jenis Kredensial	Persyaratan	Pengecualian Karakter	Fungsi Utama
Kata Sandi Login AMS	Minimal 8 karakter; Kombinasi huruf kecil, huruf besar, angka, karakter spesial	[ ] ^ \	Login ke portal AMS
Passphrase Sertifikat Elektronik	Minimal 8 karakter; Kombinasi huruf kecil, huruf besar, angka, karakter spesial	[ ] ^ \	Tanda Tangan Elektronik (TTE)

IV. Menerbitkan Sertifikat Elektronik Anda

Tahapan penerbitan sertifikat elektronik merupakan proses krusial yang melibatkan pengaturan passphrase pribadi Anda. Passphrase ini memiliki peran sentral karena akan selalu dibutuhkan setiap kali Anda melakukan tanda tangan dokumen elektronik.

Pentingnya Passphrase dan Cara Membuatnya

Passphrase adalah kunci pribadi yang sangat penting dan harus dijaga kerahasiaannya. Ini akan digunakan secara konsisten setiap kali pengguna menandatangani dokumen elektronik.¹

Proses pembuatan passphrase dimulai ketika pengguna menerima email dengan subjek "Set-Passphrase". Email ini berisi tautan yang harus diklik untuk memulai pengaturan passphrase.¹ Apabila pengguna belum menerima tautan tersebut, mereka dapat mengajukan ulang penerbitan sertifikat elektronik. Caranya adalah dengan login ke AMS, kemudian mengakses menu "Sertifikat Saya", memilih "Permohonan Baru", lalu "eSign", dan terakhir mengklik "Submit". Tindakan ini akan memicu pengiriman ulang tautan "Set Passphrase" ke email pengguna.¹

Passphrase yang dibuat harus memenuhi persyaratan tertentu: minimal 8 karakter, dan harus merupakan kombinasi dari huruf kecil, huruf besar, angka, serta karakter spesial (dengan pengecualian karakter [ ] ^ \).¹

Sangat penting untuk ditekankan bahwa passphrase bersifat pribadi dan rahasia. Pengguna DILARANG KERAS untuk memberikan passphrase ini kepada siapapun, termasuk staf BSrE atau Verifikator.¹

Verifikasi Data dan Swafoto untuk Penerbitan Sertifikat

Proses pembuatan passphrase diawali dengan pengecekan data diri pengguna. Pengguna perlu memeriksa profil AMS mereka dengan mengklik tombol "Lihat Data Profil Anda". Penting untuk memastikan bahwa semua data pengguna telah sesuai. Jika terdapat ketidaksesuaian data, pengguna perlu melakukan perubahan data terlebih dahulu.¹

Selanjutnya, pengguna akan diminta untuk melakukan swafoto kembali. Pengambilan foto wajah ini bertujuan untuk memastikan bahwa tahapan pengaturan passphrase dilakukan oleh pengguna secara mandiri. Foto yang diambil akan dicocokkan dengan Data Kependudukan dan Pencatatan Sipil.¹ Pengguna

WAJIB melakukan pengaturan passphrase secara mandiri dan TIDAK boleh diwakilkan oleh siapapun.

Pengguna juga harus membaca, memahami, dan memberikan persetujuan terhadap pernyataan "Kebijakan Privasi dan Persetujuan Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik". Setelah memahami dan menyetujui, klik "Setuju" untuk melanjutkan.¹

Tombol "Submit" akan menjadi aktif setelah pengguna berhasil mengatur passphrase yang terkonfirmasi sama dan telah memberikan persetujuan terhadap kebijakan. Pengguna kemudian dapat mengklik "Submit" untuk menyelesaikan proses.¹

Setelah pengaturan passphrase berhasil, pengguna akan menerima notifikasi melalui email yang menginformasikan bahwa sertifikat elektronik mereka telah terbit. Pemberitahuan ini menandakan bahwa pengguna kini telah memiliki sertifikat elektronik dan dapat mulai melakukan tanda tangan elektronik (TTE).¹

Penekanan berulang pada peran passphrase sebagai kunci untuk "menandatangani dokumen elektronik" dan pernyataan eksplisit bahwa passphrase bersifat "pribadi dan rahasia" serta "DILARANG memberikan passphrase kepada siapapun" menunjukkan bahwa passphrase adalah titik kontrol utama untuk tanda tangan elektronik yang sah. Verifikasi ulang melalui swafoto selama pembuatan passphrase lebih lanjut menyoroti pentingnya keamanan yang kritis. Hal ini berarti bahwa passphrase adalah informasi paling sensitif yang dimiliki pengguna dalam ekosistem AMS, menuntut kehati-hatian ekstrem dan tanggung jawab pribadi dalam pengelolaannya.

Aturan ketat bahwa "Pengguna WAJIB melakukan set passphrase secara mandiri dan TIDAK boleh diwakilkan oleh siapapun" memperkuat prinsip hukum dan keamanan bahwa tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan basah. Sama seperti seseorang tidak dapat mendelegasikan penandatanganan dokumen fisik, tindakan pengaturan atau penggunaan passphrase (yang memungkinkan tanda tangan elektronik) tidak dapat didelegasikan. Ini melindungi pengguna dari potensi penipuan atau klaim penyangkalan, memastikan validitas hukum dan akuntabilitas pribadi yang terkait dengan tanda tangan elektronik mereka. Ini adalah perlindungan hukum dan keamanan yang penting yang tertanam dalam proses tersebut.

V. Mengelola Sertifikat Elektronik yang Ada

Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) menyediakan fitur untuk mengelola sertifikat elektronik yang sudah ada, termasuk proses pembaruan dan pencabutan.

Pembaruan Sertifikat Elektronik (Renewal)

Proses pembaruan sertifikat elektronik dapat diajukan baik oleh pengguna secara langsung maupun melalui Verifikator Instansi.¹ Terdapat dua metode pembaruan, tergantung pada status validitas sertifikat:

● Metode 1: Sertifikat Masih Berlaku (Status "Issued")

○ Pengajuan permohonan pembaruan sertifikat elektronik hanya dapat dilakukan apabila sertifikat elektronik telah memasuki 30 hari menjelang masa berlaku berakhir (H-30).¹

○ Pengguna perlu mengakses menu "Sertifikat Saya", kemudian "Daftar Sertifikat Elektronik". Selanjutnya, pilih menu "Aksi" pada sertifikat elektronik yang akan diperbarui, lalu klik "Permohonan Pembaruan".¹

○ Setelah mengklik "Submit", tautan "Set Passphrase" akan dikirimkan ke email pengguna. Pengguna kemudian harus mengikuti panduan pembuatan passphrase baru.¹

○ Setelah berhasil mengatur ulang passphrase, sertifikat elektronik yang baru akan terbit dengan status "Issued", dan riwayat sertifikat sebelumnya akan berubah status menjadi "Renew".¹

● Metode 2: Sertifikat Sudah Kedaluwarsa (Status "Expired")

○ Apabila masa berlaku sertifikat elektronik sudah tidak valid atau berstatus "Expired", sertifikat tersebut tidak dapat diperbarui secara langsung. Dalam kasus ini, pengguna harus mengajukan ulang permohonan penerbitan sertifikat elektronik baru.¹

○ Pengguna dapat mengajukan penerbitan ulang sertifikat elektronik secara mandiri melalui menu "Sertifikat Saya", lalu "Permohonan Baru", kemudian "eSign", dan terakhir "Submit".¹

○ Tindakan ini akan mengirimkan tautan "Set Passphrase" ke email pengguna. Pengguna kemudian harus mengikuti panduan pembuatan passphrase baru.¹

○ Setelah berhasil mengatur ulang passphrase, sertifikat elektronik yang baru akan terbit dengan status "Issued".¹

Pencabutan Sertifikat Elektronik (Revocation)

Proses pencabutan atau revoke sertifikat elektronik dapat diajukan langsung oleh pengguna atau melalui Verifikator Instansi.¹

Langkah-langkah untuk pencabutan sertifikat elektronik adalah sebagai berikut:

● Pengguna perlu mengakses menu "Sertifikat Saya", kemudian "Daftar Sertifikat Elektronik".¹

● Selanjutnya, pengguna menekan menu "Aksi" pada sertifikat elektronik yang akan dicabut, lalu memilih "Pencabutan".¹

● Pengguna harus memilih "Alasan Pencabutan" dari daftar yang tersedia, dan kemudian menekan tombol "Submit".¹

● Setelah pengajuan, pengguna akan menerima pemberitahuan melalui email yang mengkonfirmasi pencabutan. Status sertifikat elektronik pengguna kemudian akan berubah dari "Issued" menjadi "Revoke".¹

Manajemen siklus hidup sertifikat yang terstruktur ini sangat penting untuk menjaga keamanan dan kepercayaan transaksi elektronik dari waktu ke waktu. Bagi pengguna, ini berarti mereka perlu proaktif dalam memantau validitas sertifikat mereka (terutama jendela H-30) untuk menghindari gangguan layanan. Pencabutan menyediakan mekanisme penting untuk mengurangi risiko jika integritas sertifikat terganggu, memastikan bahwa sertifikat yang disusupi tidak dapat digunakan untuk kegiatan penipuan. Ini menyoroti tanggung jawab berkelanjutan pengguna di luar aktivasi awal.

VI. Mengelola Passphrase Anda

Pengelolaan passphrase merupakan aspek krusial dalam penggunaan sertifikat elektronik, dan proses penggantiannya hanya dapat dilakukan pada sertifikat yang berstatus "Issued".¹

Mengganti Passphrase (Jika Anda Ingat Passphrase Lama)

Metode ini digunakan apabila pengguna ingin mengubah passphrase mereka dan masih mengingat passphrase yang lama.¹

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

● Akses menu "Sertifikat Saya", kemudian "Daftar Sertifikat Elektronik", lalu pilih "Aksi", dan terakhir pilih "Ubah Passphrase".¹

● Tindakan ini akan mengirimkan tautan "Ubah Passphrase" ke email pengguna. Pengguna harus mengklik tautan tersebut untuk melanjutkan.¹

● Pada halaman yang muncul, pengguna diminta untuk memasukkan passphrase mereka saat ini di kolom pertama, dan kemudian memasukkan passphrase baru yang diinginkan di kolom kedua dan ketiga (untuk konfirmasi).¹

● Pengguna harus membaca dan menyetujui "Kebijakan Privasi dan Persetujuan Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik" dengan mencentang kotak persetujuan. Setelah itu, klik "Ubah Passphrase".¹

● Setelah proses ini selesai, pengguna akan memiliki passphrase baru yang dapat digunakan untuk tanda tangan elektronik.¹

Reset Passphrase (Jika Anda Lupa Passphrase)

Metode ini diterapkan ketika pengguna lupa passphrase mereka dan perlu mengatur ulang.¹

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

● Akses menu "Sertifikat Saya", kemudian "Daftar Sertifikat Elektronik", lalu pilih "Aksi", dan terakhir pilih "Reset Passphrase".¹

● Tindakan ini akan mengirimkan tautan "Reset Passphrase" ke email pengguna. Pengguna harus mengklik tautan tersebut.¹

● Langkah 1: Pengecekan Foto Diri (Swafoto)

○ Pengguna diwajibkan untuk melakukan swafoto secara pribadi. Foto ini akan dicocokkan dengan Data Kependudukan dan Pencatatan Sipil. Pengguna dapat melanjutkan ke tahap berikutnya hanya jika swafoto berhasil diverifikasi.¹

● Langkah 2: Buat Passphrase Baru

○ Setelah verifikasi foto diri berhasil, pengguna akan diminta untuk memasukkan kombinasi passphrase baru yang diinginkan.¹

○ Pengguna harus membaca dan menyetujui "Kebijakan Privasi dan Persetujuan Perjanjian Pemilik Sertifikat Elektronik". Setelah itu, klik "Submit".¹

○ Dengan selesainya proses ini, pengguna kini memiliki passphrase baru untuk tanda tangan elektronik.¹

Pernyataan eksplisit bahwa "Pembuatan passphrase diatur langsung oleh Pengguna dan tidak boleh diwakilkan" untuk penggantian maupun reset passphrase menggarisbawahi sensitivitas ekstrem dari passphrase. Proses reset passphrase yang memerlukan verifikasi swafoto terhadap data Dukcapil adalah kontrol keamanan penting untuk mencegah individu yang tidak berwenang mendapatkan kendali atas kemampuan tanda tangan elektronik pengguna, bahkan jika mereka berhasil mendapatkan akses ke email atau akun AMS pengguna. Hal ini memperkuat bobot hukum tanda tangan elektronik dan langkah-langkah ketat yang diambil untuk memastikan keasliannya.

VII. Memperbarui Data Profil Pengguna

Proses perubahan data di Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) melibatkan dua pihak utama: pihak yang mengajukan perubahan dan pihak yang bertanggung jawab untuk memverifikasi perubahan tersebut.¹

1. Perubahan Data Melalui Verifikator/RA

Apabila Verifikator atau Registration Authority (RA) melakukan pembaruan data pengguna, pengguna akan menerima email yang berisi tautan konfirmasi perubahan data.¹

Pengguna harus mengklik tautan atau tombol "Verifikasi Perubahan Data" di email tersebut.¹ Setelah itu, pengguna akan diarahkan untuk mengklik "Lihat Data Profil Anda" guna memastikan bahwa data yang diubah sudah sesuai. Jika data sudah sesuai, pengguna dapat mengklik "OK" dan kemudian menekan tombol "Verifikasi" yang terdapat di halaman verifikasi perubahan data.¹ Setelah konfirmasi berhasil, perubahan data pengguna dinyatakan selesai.

Penting untuk dicatat bahwa selama proses perubahan data ini berlangsung, pengguna tidak dapat menggunakan tanda tangan elektronik mereka sampai perubahan data berhasil dikonfirmasi.¹

Untuk perubahan data yang disebabkan oleh perpindahan instansi, baik pengguna maupun Verifikator harus mengajukan permohonan perubahan data kepada RA BSrE melalui Contact Center BSrE. Permohonan ini harus menggunakan "Formulir Perubahan Data Pengguna".¹ Formulir ini dapat diunduh dari situs web BSrE pada menu "Repositori", kemudian "Formulir".¹ Formulir yang telah diisi harus ditandatangani secara elektronik (TTE) oleh Penanggung Jawab Pemanfaatan Sertifikat Elektronik di instansi pengguna, lalu dikirimkan ke Contact Center BSrE.¹ Penting untuk diketahui bahwa perubahan data karena pindah instansi memerlukan pencabutan sertifikat elektronik pengguna terlebih dahulu. Setelah data diverifikasi, pengguna atau Verifikator harus mengajukan penerbitan ulang sertifikat elektronik.¹

Model verifikasi ganda yang diterapkan untuk perubahan data, di mana perubahan yang dimulai oleh pengguna pun memerlukan verifikasi dari Verifikator Instansi, menunjukkan penekanan kuat pada pemeliharaan integritas data. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa perubahan data tidak hanya akurat tetapi juga sah, dengan adanya pihak kedua (Verifikator) yang mengkonfirmasi perubahan tersebut. Bagi pengguna, ini berarti bahwa perubahan data, bahkan yang "swalayan", tidak instan dan memerlukan langkah persetujuan tambahan, yang penting untuk mengelola ekspektasi dan memahami alur kerja. Hal ini juga menyoroti pentingnya peran Verifikator yang berkelanjutan bahkan setelah aktivasi akun awal.

Proses yang kompleks untuk perubahan data karena transfer institusi, yang memerlukan formulir khusus, tanda tangan elektronik oleh supervisor, pengiriman ke Contact Center BSrE, dan pencabutan serta penerbitan ulang sertifikat elektronik, menunjukkan bahwa transfer institusi diperlakukan sebagai peristiwa penting dengan implikasi keamanan dan hukum yang tinggi. Hal ini kemungkinan besar karena perubahan afiliasi organisasi dan potensi perbedaan hak akses atau tanggung jawab. Persyaratan untuk mencabut dan menerbitkan ulang sertifikat menunjukkan bahwa sertifikat tersebut tidak hanya terikat pada individu, tetapi juga pada konteks institusi mereka. Bagi pengguna, ini berarti harus merencanakan perubahan tersebut terlebih dahulu, karena akan menonaktifkan kemampuan tanda tangan elektronik mereka untuk sementara waktu dan memerlukan upaya administratif yang signifikan.

2. Perubahan Data Mandiri oleh Pengguna

Pengguna juga memiliki opsi untuk memperbarui data mereka sendiri secara langsung melalui portal AMS.¹

Untuk melakukan ini, pengguna dapat login ke AMS, lalu mengakses menu "Profil" yang dapat ditemukan melalui ikon Pengguna di sudut kanan atas portal, atau dengan menavigasi melalui "Setting" → "Profil" → "Ubah Akun".¹ Setelah melakukan perubahan yang diinginkan, pengguna harus mengklik "Simpan Perubahan".¹

Apabila pengguna mengubah alamat email mereka, mereka perlu mengklik "Cek ketersediaan email" untuk mengaktifkan tombol "Submit Perubahan". Jika email tersedia, sistem akan menampilkan pesan "Email tersedia".¹

Penting untuk diingat bahwa perubahan data yang diajukan pengguna secara mandiri memerlukan verifikasi dari Verifikator Instansi. Oleh karena itu, pengguna perlu menghubungi Verifikator Instansi mereka untuk menyelesaikan proses verifikasi perubahan data ini.¹ Setelah permohonan perubahan data disetujui oleh Verifikator, pengguna akan menerima pemberitahuan melalui email yang mengkonfirmasi bahwa perubahan data telah berhasil diproses.¹

VIII. Pemecahan Masalah Umum (Troubleshooting)

Bagian ini menyediakan panduan langkah demi langkah untuk mengatasi masalah umum yang mungkin terjadi saat menggunakan Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS), khususnya terkait dengan login, pengaturan ulang kata sandi, penambahan perangkat OTP, dan reaktivasi akun yang terindikasi kompromi.

1. Proses Login AMS

Untuk mengakses halaman login AMS, pengguna dapat mengklik tombol "Masuk" yang tersedia di situs web BSrE (https://bsre.bssn.go.id/) atau langsung mengunjungi pranala https://portal-bsre.bssn.go.id/login.¹

Pada halaman login, pengguna diminta untuk memasukkan alamat email dan kata sandi AMS mereka pada kolom yang tersedia. Selanjutnya, pada halaman berikutnya, pengguna harus memasukkan kode OTP (One Time Password) yang dihasilkan oleh aplikasi authenticator mereka.¹ Setelah berhasil memasukkan kredensial, pengguna akan masuk ke

Dashboard AMS.¹

2. Lupa Kata Sandi AMS

Jika pengguna mengalami kendala akses AMS karena lupa kata sandi, mereka dapat memanfaatkan fitur "Lupa Password" yang tersedia di halaman login AMS.¹

Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

1. Masukkan Email Terdaftar: Pengguna harus memasukkan alamat email dinas yang terdaftar di AMS pada kolom yang disediakan, lalu klik "Kirim".¹

2. Masukkan Kode OTP: Pengguna akan diminta untuk memasukkan kode OTP yang diterima dari aplikasi authenticator mereka. Apabila terdapat kendala dalam mengakses kode OTP, pengguna dapat merujuk pada panduan untuk menambah perangkat OTP.¹

3. Akses Tautan Reset Kata Sandi: Pengguna perlu memeriksa email mereka untuk menemukan tautan yang berjudul "Atur Ulang Kata Sandi Anda". Klik tautan ini untuk melanjutkan proses pengaturan ulang kata sandi.¹

4. Atur Kata Sandi Baru: Pada halaman yang terbuka, pengguna dapat mengatur kata sandi AMS baru mereka, lalu klik "Kirim".¹

5. Notifikasi: Setelah berhasil, pengguna akan menerima email pemberitahuan yang mengkonfirmasi pembaruan kata sandi AMS.¹

3. Menambah Perangkat OTP AMS

Akun AMS dapat memiliki maksimal 3 perangkat OTP yang terdaftar.¹ Berikut adalah tahapan untuk menambahkan perangkat OTP baru:

1. Akses Helpdesk BSrE: Pengguna harus mengakses situs web BSrE (https://bsre.bssn.go.id/) dan memilih menu "Helpdesk".¹

2. Periksa Email: Masukkan alamat email dinas pengguna yang terdaftar di AMS, lalu klik "Periksa".¹

3. Pilih Kategori Permohonan: Pada bagian "Kategori", pilih opsi "Permohonan OTP". Lengkapi formulir sesuai dengan data pengguna yang terdaftar di AMS, lalu klik "Kirim".¹

4. Terima Tautan Verifikasi Data Diri: Segera setelah mengisi formulir, pengguna akan menerima email dengan judul "Permohonan OTP BSrE" yang berisi tautan untuk "Pengecekan Data Diri". Klik tautan ini.¹

5. Lakukan Swafoto: Pengguna akan diminta untuk melakukan swafoto (pengambilan foto wajah) yang akan dicocokkan dengan Data Kependudukan dan Pencatatan Sipil.¹

6. Terima Tautan Reset OTP: Setelah pengecekan data diri berhasil, pengguna akan diarahkan untuk memeriksa email mereka kembali. Mereka akan menerima email baru yang berisi tautan untuk mengatur ulang perangkat OTP. Klik tautan tersebut untuk melanjutkan.¹

7. Pengaturan OTP: Pastikan perangkat pengguna telah terpasang aplikasi authenticator (Google Authenticator direkomendasikan). Pindai (scan) QR Code yang muncul menggunakan aplikasi authenticator. Masukkan nama perangkat sebagai label untuk identifikasi perangkat OTP (tidak ada ketentuan khusus, gunakan nama yang mudah dibedakan). Terakhir, masukkan 6 digit kode OTP yang muncul di aplikasi authenticator (kode ini berganti setiap 30 detik, pastikan masih aktif).¹

8. Kirim: Klik tombol "Kirim".¹

9. Penyelesaian: Jika kode OTP yang dimasukkan tidak valid, pengguna perlu memindai ulang QR Code dan memasukkan kode OTP yang baru. Setelah berhasil, pengguna akan menerima email pemberitahuan pembaruan OTP AMS.¹

10. Login dengan Perangkat Baru: Saat login ke AMS, pengguna kini dapat memilih nama perangkat OTP yang baru ditambahkan dan memasukkan kode OTP yang sesuai dari aplikasi authenticator.¹ Penting untuk diperhatikan bahwa jika akun AMS sudah memiliki 3 perangkat OTP, penambahan perangkat baru akan secara otomatis menghapus perangkat yang paling lama ditambahkan.¹

4. Reaktivasi Akun yang Terindikasi Kompromi

Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE) memiliki kebijakan untuk menonaktifkan akun AMS yang terindikasi kompromi. Tindakan ini merupakan langkah pengamanan proaktif yang diambil untuk mencegah penyalahgunaan oleh pihak yang tidak berwenang.¹ Akibat dari penonaktifan ini, pengguna tidak akan dapat login ke AMS, mengelola sertifikat elektronik mereka secara mandiri, atau menggunakan BeSign untuk tanda tangan elektronik.¹

Untuk mengaktifkan ulang akun AMS yang terindikasi kompromi, pengguna diwajibkan untuk mengirimkan beberapa persyaratan berikut:

1. Formulir Reset Authenticator Pengguna: Formulir ini dapat diunduh dari situs web BSrE di https://bsre.bssn.go.id/repository/formulir. Formulir ini harus diisi dengan identitas Verifikator atau atasan di unit kerja (poin 1) serta nama dan email dinas pemohon Reset OTP (poin 2). Formulir ini juga harus ditandatangani secara elektronik (TTE) oleh Verifikator atau Atasan sesuai identitas yang tertera pada poin (1).¹

2. Bukti scan antivirus: Sertakan bukti hasil scan antivirus dalam mode Full-scan pada perangkat yang digunakan oleh pengguna.¹

3. Bukti pergantian kata sandi email dinas: Sertakan bukti bahwa pengguna telah mengganti kata sandi email dinas yang terdaftar dan digunakan untuk akun AMS.¹

Ketiga persyaratan ini harus dikirimkan ke alamat email info.bsre@bssn.go.id agar dapat ditindaklanjuti oleh tim teknis BSrE.¹ Setelah mengirimkan persyaratan aktivasi ulang akun AMS, pengguna akan menerima email dari BSrE yang berisi tautan untuk

Reset Authenticator.¹

Bagian tentang reaktivasi akun yang terindikasi kompromi menunjukkan bahwa BSrE secara proaktif menonaktifkan akun yang mencurigakan sebagai tindakan keamanan untuk mencegah penyalahgunaan. Ini menunjukkan komitmen BSrE untuk melindungi penggunanya dari ancaman eksternal dan menyoroti bahwa keamanan akun adalah tanggung jawab bersama antara penyedia layanan (BSrE) dan pengguna. Bagi pengguna, ini berarti memahami bahwa akun mereka dapat dikunci untuk perlindungan mereka sendiri dan bahwa mereka harus mengambil langkah-langkah untuk mengamankan perangkat pribadi dan akun email mereka. Ini mendorong budaya kesadaran keamanan di antara pengguna.

Persyaratan untuk mengaktifkan kembali akun yang disusupi (bukti pemindaian antivirus, bukti perubahan kata sandi email) secara langsung menghubungkan keamanan akun AMS dengan praktik keamanan pada perangkat pribadi dan email pengguna. Hal ini menunjukkan bahwa meskipun ada keamanan tingkat sistem yang kuat, titik terlemahnya masih bisa menjadi lingkungan lokal pengguna. BSrE, meskipun menyediakan platform AMS, tidak dapat sepenuhnya menjamin keamanan tanpa partisipasi aktif pengguna dalam menjaga kebersihan digital mereka sendiri. Hal ini menggarisbawahi pentingnya edukasi pengguna tentang praktik keamanan siber dasar (misalnya, kata sandi unik yang kuat, pemindaian antivirus secara teratur) sebagai komponen penting dari keamanan sertifikat elektronik secara keseluruhan.

IX. Tips Penting untuk Penggunaan AMS yang Aman dan Nyaman

Untuk memastikan pengalaman penggunaan Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) yang aman dan nyaman, beberapa tips penting berikut perlu diperhatikan dan diterapkan secara konsisten:

● Jaga Kerahasiaan Passphrase Anda: Passphrase adalah kunci utama untuk tanda tangan elektronik Anda. Sangat penting untuk tidak pernah memberikannya kepada siapapun, termasuk staf BSrE atau Verifikator. Kerahasiaan passphrase adalah pondasi keamanan tanda tangan digital Anda.¹

● Gunakan Kata Sandi yang Kuat: Buatlah kata sandi login AMS yang kuat dan unik. Kata sandi yang efektif harus merupakan kombinasi dari huruf besar, huruf kecil, angka, dan simbol. Hindari menggunakan kata sandi yang sama untuk akun lain guna meminimalkan risiko keamanan.¹

● Amankan Perangkat OTP Anda: Pastikan perangkat pribadi tempat Anda menginstal aplikasi authenticator (seperti Google Authenticator) selalu aman dan hanya Anda yang memiliki akses ke dalamnya. Keamanan perangkat fisik ini sangat vital untuk melindungi kode OTP Anda.¹

● Perhatikan Email Notifikasi: Selalu periksa kotak masuk email Anda untuk notifikasi resmi dari BSrE. Email ini seringkali berisi informasi penting terkait aktivasi, pembaruan, atau perubahan pada akun Anda. Ini adalah saluran komunikasi utama BSrE dengan pengguna.¹

● Monitor Masa Berlaku Sertifikat: Perhatikan dengan seksama masa berlaku sertifikat elektronik Anda. Lakukan pembaruan setidaknya 30 hari sebelum tanggal kedaluwarsa untuk menghindari gangguan dalam penggunaan layanan tanda tangan elektronik.¹

● Perbarui Data Secara Berkala: Pastikan data profil Anda di AMS selalu akurat dan terkini. Jika ada perubahan informasi pribadi atau kedinasan, segera perbarui untuk menjaga validitas sertifikat Anda.¹

● Waspadai Upaya Penipuan (Phishing): Selalu berhati-hati dan verifikasi keaslian setiap email atau tautan yang meminta informasi pribadi atau kredensial Anda. Ingatlah bahwa BSrE tidak akan pernah meminta passphrase Anda melalui email atau saluran komunikasi lainnya.

Konsistensi pesan keamanan di seluruh siklus penggunaan AMS, mulai dari aktivasi akun hingga pemecahan masalah, menunjukkan bahwa keamanan bukanlah pengaturan satu kali, melainkan tanggung jawab yang berkelanjutan. Dengan secara berulang menyoroti pentingnya tindakan tertentu, seperti melindungi passphrase, laporan ini memperkuat gagasan bahwa keamanan adalah tanggung jawab yang berkelanjutan. Pendekatan holistik terhadap edukasi keamanan ini sangat penting untuk membangun basis pengguna yang tangguh terhadap ancaman siber.

X. Informasi Kontak dan Bantuan

Apabila pengguna mengalami kendala teknis atau memiliki pertanyaan lebih lanjut terkait penggunaan Aplikasi Manajemen Sertifikat (AMS) atau sertifikat elektronik, Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE) menyediakan beberapa saluran komunikasi untuk bantuan:

● Email: Pengguna dapat mengirimkan pertanyaan atau laporan kendala melalui email ke info.bsre@bssn.go.id.¹

● Telegram Bot: Untuk bantuan yang lebih cepat atau pertanyaan umum, pengguna dapat menghubungi melalui Telegram Bot di @CCBSrE_bot.¹

● Website Helpdesk: Situs web resmi BSrE (https://bsre.bssn.go.id/) juga menyediakan menu "Helpdesk" yang dapat diakses untuk mengajukan permohonan bantuan atau informasi.¹

Selain saluran digital, BSrE juga memiliki alamat kantor fisik yang dapat dihubungi atau dikunjungi:

● Alamat Kantor BSrE: Jl. Harsono RM No.70, RT.2/RW.4, Ragunan, Ps. Minggu, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 12550.¹

Penyediaan berbagai saluran kontak—email, bot Telegram, dan bagian Helpdesk khusus di situs web—menunjukkan strategi dukungan yang komprehensif. Hal ini melampaui satu titik kontak. Penawaran saluran dukungan yang beragam ini menunjukkan komitmen BSrE terhadap aksesibilitas pengguna dan penyelesaian masalah. Bagi pengguna umum, ini berarti mereka memiliki berbagai cara untuk mencari bantuan, melayani preferensi dan tingkat urgensi yang berbeda. Pendekatan multi-saluran ini sangat penting untuk menjaga kepuasan dan kepercayaan pengguna, terutama ketika berhadapan dengan masalah teknis terkait identitas dan keamanan digital.